Última Milla: Recolección de datos en cualquier momento y lugar

Gobierno / 10 de febrero 2020

Por María Ricard - Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires

y Bárbara Constantinidis - Aeroterra S.A

• El Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires recolecta y gestiona grandes cantidades de datos, todos ellos relacionados con la ubicación.
• Los mapas y el análisis espacial ayudan a comprenderlos rápidamente, para que sean fáciles de usar.
• La medición del rendimiento y la información en tiempo real permiten planificar, controlar y tomar mejores decisiones.
• Tomar decisiones basadas en datos que mejoran la calidad de vida, es esencial.
• Contar con la tecnología y las herramientas necesarias para garantizar la precisión de la obtención de la información, basándose en su componente geográfico, es uno de los retos a los cuales esta institución se ha enfrentado.

Última Milla: Lo que debes saber

El objetivo general del proyecto consistió en Controlar que los planes de trabajo de las distintas áreas del ministerio cumplan las metas y los tiempos establecidos.

Desafío:

•   Integrar en una sola plataforma los planes de trabajo, los relevamientos, reclamos y certificaciones asociadas a tareas de mantenimiento en el espacio público de la Ciudad.

•   Incorporar y procesar información en tiempo real

•   Implementar el proyecto y obtener resultados en menos de 6 meses de trabajo.

Etapas de implementación

3 etapas integradas secuencialmente a lo largo de 6 meses:

•   Etapa 1 “Ultima Milla”: se logró el control en tiempo real del estado del mantenimiento del espacio público.

•   Etapa 2 “Reclamos”: se optimizó el tiempo de gestión vinculando los mismos a incidencias y planes de trabajo.

•   Etapa 3“Certificaciones”: se incorporó una fase de control al cierre de las tareas de mantenimiento.

Indicadores

Resultados

•   Reducción de hasta un 40% en los tiempos de verificación y resolución de alertas.

•   Reducción de un 80% el tiempo de carga de los reclamos.

•   Optimización y eficiencia de recursos, reduciendo un 30% adicional.

•   Ahorro de hasta un 20% de recursos y 80% de reducción de los tiempos operativos.

•   Integración con SAP

 El proyecto: Cómo empezó

Suena el teléfono en la oficina de Gobierno de Aeroterra, la Dirección de Control de Gestión del Ministerio de Ambiente y Espacio Público del Gobierno de la Ciudad necesita una solución para su oficina y comenzamos a trabajar de inmediato en el relevamiento inicial de sus necesidades.

Unos días después visitamos a la Ing. María Ricard y un equipo joven y permeable a incorporar tecnología GIS para hacer un diferencial en su trabajo. No son geógrafos, ni expertos en geomática, tampoco han usado nuestras herramientas previamente y necesitan trabajar en forma integrada y segura con los datos de la Ciudad.

La primera reunión fue breve, clara, contundente. Los tiempos escasos, y también los recursos para responder a un desafío clave en su gestión.

En la segunda reunión, solo una semana después, ofrecimos una solución basada completamente en aplicaciones listas para usar de ArcGIS Online que resultó viable porque sería rápida y escalable. Resultó beneficioso tomar dominio de la tecnología ArcGIS en forma autónoma y sin necesidad de desarrollo, sólo con la configuración de sus flujos de trabajo y un esfuerzo de capacitación para todo el equipo, que resultó motivador.

Comenzamos a trabajar de inmediato, nuestra sala de capacitaciones recibió tanto a los usuarios de oficina como a todo el cuerpo de relevadores, que ese mismo día salieron con conocimiento esencial y las apps funcionando en sus dispositivos móviles; al segundo mes tenían resultados, al tercer mes María estaba presentando su Caso de éxito: “Última Milla, Recolección de Datos en Cualquier Momento y Lugar” en la Conferencia de Usuarios GIS 2019 de Aeroterra Esri en Smart City Expo, orgullosa de su equipo incondicional y sus logros probados en estos meses.

Hoy contamos juntas la historia…

Desde el equipo de Control de Gestión del Ministerio de Ambiente y Espacio público de la Ciudad de Buenos Aires (período 2017-2019) se realizaban relevamientos periódicos del estado del mantenimiento del espacio público, detectando hasta 56 mil incidencias en un mes. Se realizaba además un monitoreo constante del cumplimiento de los planes de trabajo de las áreas y un posterior análisis de los 6 millones de certificaciones que estos trabajos ocasionaban.

Otra de las variables fundamentales incluidas en el circuito de control era la gestión de los reclamos de los vecinos, un promedio de 1.800 reclamos por día, como instrumento indispensable para conocer la percepción de los ciudadanos con respecto a la gestión.

El origen de este proyecto nace con el objetivo de optimizar el sistema de control del ministerio con la implementación de un sistema GIS que permitió integrar múltiples variables.

Al mismo tiempo se identificaron otras oportunidades como:

•   Aumento de calidad en los trabajos de las empresas;

•   Optimización del sistema de control en calle con su consecuente disminución de costos;

•   Reducción de los tiempos de verificación y resolución de alertas;

Entendiendo la vorágine de una urbe tan dinámica, como lo es Ciudad de Buenos Aires, y comprendiendo que por su extensión no se la recorre a diario con la misma distribución e intensidad, se decidió enfocar el desarrollo en aquellas 4.500 cuadras más transitadas para priorizar ahí el despliegue de este nuevo formato de relevamiento y procesamiento de información.

Se utilizó la aplicación configurable Survey123, que permitió a los verificadores detectar y posteriormente re chequear el estado de las incidencias registradas en las calles, geolocalizando las mismas. Se definieron previamente y se optimizaron circuitos de relevamiento mediante aplicaciones de ArcGIS Online.

Esta información migraba automáticamente tanto a un Operation Dashboard (tablero de control geográfico), que permitía el control inmediato del estatus de cada incidencia, como a SAP (herramienta de gestión para reclamos y órdenes de trabajo de las áreas).

También se sectorizó el trabajo por zonas según prioridad y transitabilidad y se asignaron prestaciones y responsables correspondientes de la ejecución.

Adicionalmente, se configuró un tablero para la visualización del avance acumulado de las variables, comparando flujo y resolución de incidencias con el progreso de las verificaciones.

Estos relevamientos permitían recorrer completamente las 4.500 cuadras en 20 días hábiles, con un equipo de verificadores capacitados para la detección de incidencias. Logrando disminuir hasta un 40% los tiempos de verificación y resolución de alertas de esta oficina.

Otro input fundamental que se logró integrar a este sistema fue la gestión de los reclamos de los ciudadanos; el control y seguimiento de los reclamos ingresados requieren una gestión de aproximadamente 1.800 reclamos día. El volumen de información, la necesidad de respuesta inmediata y la correcta gestión de estos, requerían un cambio en cuanto al formato manual y uno a uno que se venía llevando adelante.

La integración con el sistema ya desarrollado permitió tener acceso a un tablero de control actualizado a diario con toda la información relevante para la gestión y el control de los reclamos, facilitando la detección de alertas y desvíos en relación con los SLA comprometidos para el cumplimiento de estos.

La facilidad de la integración con SAP logró disminuir un 80% el tiempo de carga de los reclamos.

Mediante el cruce de variables y la asignación de rutas de relevamiento conjuntas, se obtuvo la fusión de los relevamientos junto con el control de cumplimiento de reclamos, cuyo resultado fue una optimización y eficiencia de recursos que alcanzó un 30% de reducción de estos.

Como cierre del proyecto se decidió incorporar la variable “Certificaciones” para poder realizar un cruce integral del monitoreo permitiendo conocer mediante una única herramienta el estado de cumplimiento tanto de planes de trabajo de áreas, reclamos de vecinos y su correcta certificación por parte de la empresa.

El cruce permitió la optimización completa del sistema de control de la Dirección brindando la posibilidad de realizar análisis profundos, entendiendo el origen de las incidencias y reclamos dando tratamiento rápido a sus soluciones, evaluando avances, resultados y tomando mejores decisiones en base a datos objetivos.

La detección temprana de alertas y un mejor conocimiento sobre la “historia” de una incidencia o reclamo generó una reducción de hasta un 20% de los costos de mantenimiento asociados.

Cabe destacar que el proyecto completo se realizó en solamente 6 meses, ofreciendo resultados desde la implementación del primer módulo, que entró en funcionamiento al segundo mes.

“Finalizado el trabajo y remitiéndonos al objetivo central del mismo, el cual se había definido como “optimizar el sistema de control como consecuencia de la implementación de GIS” podemos concluir en que no sólo lo hemos logrado, sino además ahorramos recursos hasta un 20% y reducir tiempos operativos hasta 80%.

Como funcionarios públicos, consideramos como principal objetivo lograr una gestión eficiente de los recursos y este desarrollo va en línea con su consecución” (María Ricard, Directora de Control de Gestión MAyEP, GCBA, 2019).